Política de privacidad y protección de datos personales – Órbita IA

1. Identificación del responsable y del encargado del tratamiento

Para efectos de la presente Política, el tratamiento de los datos personales se realiza bajo las siguientes modalidades:

• Responsable del tratamiento: cuando Órbita recopila y trata datos personales propios de sus clientes, prospectos o usuarios del sitio web, para fines administrativos, comerciales o de contacto.
• Encargado del tratamiento: cuando Órbita trata datos personales por cuenta y bajo instrucciones expresas de sus clientes, en el marco de los Servicios de automatización contratados.

Órbita
Domicilio: Cartago, La Unión, San Rafael
Correo electrónico de contacto: mariana@orbitainteligenciaartificial.com
Teléfono: +506 8555-0111

2. Marco legal aplicable

La presente Política se rige e interpreta conforme a:

• La Ley N.° 8968 y su Reglamento.
• La Constitución Política de la República de Costa Rica, en particular el derecho a la intimidad y a la autodeterminación informativa.
• Los criterios vinculantes emitidos por la PRODHAB.
• Cualquier otra normativa costarricense vigente que resulte aplicable al tratamiento de datos personales y al uso de tecnologías de inteligencia artificial.

3. Principios rectores del tratamiento

El tratamiento de los datos personales por parte de Órbita se ajusta, entre otros, a los siguientes principios:

• Consentimiento informado: los datos serán tratados únicamente cuando exista una base legal válida, principalmente el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo las excepciones previstas en la ley.
• Finalidad: los datos serán recolectados para fines determinados, explícitos y legítimos, y no serán tratados de manera incompatible con dichos fines.
• Proporcionalidad y minimización: se tratarán únicamente los datos estrictamente necesarios para la prestación de los Servicios.
• Calidad y exactitud: los datos serán veraces, adecuados y actualizados.
• Seguridad y confidencialidad: se implementarán medidas razonables para proteger los datos contra accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación indebida.

4. Categorías de datos personales tratados

En el contexto de los Servicios ofrecidos, Órbita podrá tratar las siguientes categorías de datos personales:

• Datos de identificación y contacto: de clientes, representantes legales o personas autorizadas.
• Datos contenidos en cuentas de redes sociales, correos electrónicos y servicios de mensajería instantánea: que el cliente decida integrar voluntariamente a los sistemas de automatización.
• Contenidos de mensajes, respuestas automatizadas, historiales de interacción y metadatos asociados: en la medida estrictamente necesaria para la ejecución de los flujos automatizados.
• Credenciales técnicas, tokens de acceso, llaves API o permisos delegados: indispensables para la integración con plataformas de terceros.

Órbita no requiere ni solicita datos sensibles como regla general. En caso excepcional de que dichos datos sean tratados por instrucción del cliente, este declara contar con la base legal correspondiente, actuando Órbita únicamente como encargado del tratamiento.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales serán tratados exclusivamente para las siguientes finalidades:

• Prestar, ejecutar y mantener los Servicios de automatización mediante inteligencia artificial contratados por el cliente.
• Integrar, configurar y operar flujos automatizados en redes sociales, correo electrónico y servicios de mensajería.
• Monitorear, auditar técnicamente y mejorar el desempeño de los Servicios.
• Brindar soporte técnico, atención al cliente y gestión administrativa.
• Cumplir con obligaciones legales, contractuales y regulatorias aplicables.

En ningún caso los datos personales serán utilizados por Órbita para entrenar modelos propios de inteligencia artificial, realizar perfiles comerciales autónomos ni para fines distintos a los expresamente instruidos por el cliente, salvo consentimiento expreso del titular.

6. Base legal del tratamiento

El tratamiento de los datos personales se fundamenta en:

• El consentimiento informado del titular de los datos.
• La ejecución de una relación contractual entre el cliente y Órbita.
• El cumplimiento de obligaciones legales aplicables.

El consentimiento podrá ser revocado en cualquier momento, sin efectos retroactivos, conforme a los procedimientos establecidos por la ley.

7. Derechos de las personas titulares

Las personas titulares de los datos personales podrán ejercer, en cualquier momento, los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y revocación del consentimiento, conforme a la Ley N.° 8968.

Las solicitudes deberán presentarse por escrito a los medios oficiales de contacto y serán atendidas dentro de los plazos legalmente establecidos. En caso de disconformidad, el titular podrá acudir ante la PRODHAB.

8. Medidas de seguridad

Órbita implementa medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables y proporcionales al riesgo del tratamiento, orientadas a garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos personales, incluyendo controles de acceso, gestión de credenciales, segregación de entornos y protocolos de confidencialidad.

9. Transferencias y tratamiento por terceros

Para la adecuada prestación de los Servicios, Órbita podrá recurrir a proveedores tecnológicos o plataformas de terceros. En tales supuestos:

• El tratamiento se realizará bajo acuerdos contractuales que incorporan obligaciones de confidencialidad y protección de datos.
• Se verificará que los terceros ofrezcan niveles adecuados de seguridad.
• Las transferencias internacionales de datos se realizarán conforme a los criterios establecidos por la PRODHAB.

Órbita no comercializa ni cede datos personales para fines ajenos a la prestación de los Servicios.

10. Plazo de conservación

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que motivaron su tratamiento o mientras subsista la relación contractual, sin perjuicio de los plazos exigidos por la normativa vigente.

11. Modificaciones a la política

Órbita se reserva el derecho de modificar la presente Política para adaptarla a cambios normativos, tecnológicos u operativos. Las modificaciones serán publicadas en el sitio web y entrarán en vigor a partir de su publicación.

12. Autoridad competente y contacto

Para cualquier consulta relacionada con el tratamiento de datos personales, el ejercicio de derechos o la interpretación de esta Política, las personas interesadas podrán comunicarse con Órbita a través de los medios indicados. Asimismo, podrán acudir ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB), como autoridad competente en la materia.